การจัดการเอกสารของสำนักงานธนารักษ์พื้นที่ขอนแก่น(Record Management of the Regional Treasury Office, Khon Kaen)

Abstract

การดำเนินงานตามภารกิจของสำนักงานธนารักษ์พื้นที่ขอนแก่น ก่อให้เกิดการผลิต การใช้ การจัด เก็บ การค้นคืน และการทำลายเอกสาร ซึ่งทำให้มีการผลิตเอกสารทั้งในรูปกระดาษและดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น การวิจัยครั้งนี้มีจึงวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาสภาพและปัญหาการจัดการเอกสารของสำนักงานธนารักษ์พื้นที่ ขอนแก่น ตามวงจรชีวิตเอกสาร ด้านการผลิต/การจัดทำ การใช้ การจัดเก็บ การค้นคืน และการทำลายเอกสาร การศึกษาครั้งนี้ เป็นการวิจัยเชิงสำรวจ กลุ่มตัวอย่างที่ใช้ในการศึกษาประกอบด้วยผู้บริหาร จำนวน 6 คน เจ้าหน้าที่ จำนวน 44 คน เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล คือ แบบสัมภาษณ์และแบบสอบถาม ผลวิจัยนำเสนอ 2 ส่วน 1) ส่วนของผู้บริหาร ผลการวิจัยพบว่า (1) นโยบายด้านการผลิตเอกสารของ สำนักงานธนารักษ์พื้นที่ขอนแก่น เป็นเอกสารที่ผลิตขึ้นเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานเท่านั้น (2) นโยบายด้านการ ใช้เอกสาร ส่วนมากใช้ประกอบการวางแผน/ตัดสินใจ เป็นหลักฐาน และติดต่อสื่อสาร (3) นโยบายในการจัด เก็บเอกสาร พบว่า ไม่มีนโยบายในการจัดเก็บเอกสารที่ชัดเจน แต่เป็นการเก็บตามภาระงานที่ต้องดำเนินการ (4) นโยบายในการค้นคืนเอกสาร คือไม่มีการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ที่ดำเนินการในการบริหารจัดการเอกสาร โดยตรง (5) การทำลายเอกสาร สาเหตุหลักมาจาก เอกสารหมดคุณค่าต่อหน่วยงานตามระเบียบสารบรรณ โดยเจ้าหน้าที่เป็นผู้พิจารณาด้วยตนเอง 2) ส่วนของเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานภายในสำนักงานธนารักษ์พื้นที่ ขอนแก่น พบว่า (1) ด้านการผลิตเอกสาร หนังสือภายในเป็นเอกสารที่มีการจัดทำมากที่สุด และเจ้าหน้าที่ เป็นผู้ดำเนินการผลิตด้วยตนเอง (2) ด้านการใช้เอกสาร สัญญาเช่าเป็นเอกสารที่มีการใช้มากที่สุด โดยใช้ เพื่อเป็นหลักฐานและการติดต่อสื่อสาร (3) ด้านการจัดเก็บ แยกเก็บตามส่วน/ฝ่าย โดยมีการจัดเก็บเป็น ชุดเอกสาร และจัดเก็บต้นฉบับของเอกสาร ใช้วิธีการจัดเรียงตามชื่อผู้เช่า หมายเลขทะเบียนแปลง และ เลขทะเบียนรายตัวตามลำดับ (4) ด้านการค้นคืน ส่วนใหญ่ดำเนินการค้นหาเอกสารด้วยตนเอง และใช้ ชื่อผู้เช่าในการค้นหามากที่สุด รองลงมาคือเลขทะเบียนรายตัว และหมายเลขทะเบียนแปลง โดยการค้น จากสมุดบัญชีคุมรายการที่ใช้ร่วมกัน (5) ด้านการทำลายเอกสาร เมื่อเอกสารหมดคุณค่าต่อหน่วยงาน และเจ้าหน้าที่เป็นผู้ประเมินเพื่อดำเนินการทำลาย ซึ่งพบปัญหาว่า ผู้ที่ประเมินเอกสารไม่มีความรู้ความเข้าใจ อย่างดีพอ

The operation of the regional treasury office, Khonkaen sets up the process of production, using, storage and retrieval and disposition, which can increasing the production of document and record. The objective of this research is to study state and problem of record management of the regional treasury office, Khonkaen by record life cycle such as production, using, storage, retrieval and demolishing. This is a survey research with sample group as 6 executives, 44 operation staffs. The equipments for collecting data are interviews schedule and questionnaires The result is indicates 2 parts, 1) Executive part reveals that record production policy of the treasury office is for operation only 2) Using policy, almost for planning, making decision, evidence and communication 3) Storage policy, there are no exactly storage policy, just keeping by responsible duty 4) Retrieval policy, there are no responsibility staffs 5) Demolishing, record expire according to the office of prime minister on paper work, with considering by themselves. Part 2, Operation staff in the regional treasury office, Khon kaen 1) Production, almost record production is the correspondence document within headquarter and the staffs do it by themselves 2) Using,Mostly is renting contact, which is using for evidence and communication 3) Storage, keeping in each department in term of set of record and keeping manuscript by name of tenant, ID of areas and ID of tenant. 4) Retrieval, almost do it themselves by name of tenant, ID of tenant and ID of areas from public controlling account. 5) Demolishing, almost destroy by considerable staff that still misunderstanding in demolishing standard