ปัญหางานสารบรรณและแนวทางแก้ไข

บทคัดย่อ

งานสารบรรณ เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสาร  ในทางปฏิบัติเริ่มตั้งแต่  คิด  อ่าน  ร่าง  เขียน  พิมพ์   จดจำ  ทำสำเนา  ส่งหรือสื่อข้อความ  รับ  บันทึก  จดรายงานการประชุม  สรุป  ย่อเรื่อง  เสนอ  สั่งการ  ตอบ  ทำรหัส  เก็บเข้าที่  ค้นหา  ติดตามและทำลาย  ซึ่งมีจำเป็นต้องสร้างระบบงานให้มีประสิทธิภาพ  การประยุกต์ใช้ระบบเครื่องอิเลคทรอนิกส์ใช้ในงานสารบรรณ  การปฏิบัติงานสารบรรณมีระเบียบที่ใช้และเกี่ยวข้องหลายฉบับ  เช่น  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ  ระเบียบรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ  กล่าวถึงความปลอดภัยเกี่ยวกับเอกสาร  ชั้นความลับของหนังสือ พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสาร  และระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับราชการใช้บังคับแก่ส่วนราชการและหน่วยงานต่าง ๆ ที่ต้องถือปฏิบัติ  ปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติงานสารบรรณมักจะเกิดขึ้นอยู่เสมอส่วนมาก  เป็นปัญหาการรับ  ส่ง  เก็บรักษาและการทำลายหนังสือราชการ  หนังสือล่าช้า  สูญหาย  การปฏิบัติงานไม่ทันเหตุการณ์  การเก็บรักษาไม่เป็นระบบ  ยากแก่การค้นหา  และไม่ทำลายเอกสารหนังสือตามระเบียบที่หมดความจำเป็นต้องใช้  ทำให้มีปริมาณหนังสือมากเกินไป  แนวทางแก้ไขต้องปรับปรุงและพัฒนาระบบงานโดยแยกงานเป็นรายด้านคือ  การจัดทำเอกสาร  การรับ  ส่ง  การเก็บรักษา  การยืม  และการทำลายเอกสาร  การปฏิบัติงานต้องมีการวางแผน  มีมาตรฐานการปฏิบัติงานติดตามและประเมินผลงาน การปฏิบัติงานกำหนดบุคลากรที่รับผิดชอบ  บุคลากรควรได้รับการพัฒนาโดยการฝึกอบรมให้ความรู้แก่ผู้ปฏิบัติงาน  ตระหนักถึงความสำคัญของงาน  สร้างทีมงาน  ประชุมปรึกษาหารือ  ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณต้องมีคุณสมบัติที่เหมาะสม  วิเคราะห์งานได้ดี  นำเทคโนโลยี ระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้  ผู้บริหารให้ความสำคัญและให้การสนับสนุน  สร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน  เพื่อให้ได้คุณภาพงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด