Documentary Management Problems and their Solution

Abstract

Documentary  work  is  generally  deal  with  the  management  of  various  activities  which  it  involves  think,  read,  draft,  write,  type,  memorize,  copy,  send,  or  communicate  with  words,  write  memorandum  and  minute,  record,  summary,  paraphrase,  submit,  give  instruction,  reply,  make  code,  keep  things  in  place,  search, follow  up  and  destroy.  All  of  these  tasks  need  to  be  done  under  a  good  supervision  system,  and  this  also  includes  knowing  in  using  electronic  devices  or  systems  in  sending  or  receiving  texts  and  messages.  In  addition,  document  paper  work  relate  with  plenty  of  rule  and  regulations.  For  example,  (a)  Rules  regarding the  Office  of  Prime  Minister  in  which  relating  to  document  paper  work,  (b)  National  Security  that  indicates  the  secret  of  each  individual  document  and  (c)  official  Information  which  engages  official  information  secret  keeping.  Most  of  these  rules  and  regulations  have  to  be  implemented  in all  government  sectors.  The common  problems  occur  in  running  document  paper  work  are  sending,  receiving,  keeping  and  destroying  documents.  On  top  of  that  inappropriate  and  lost  of  documents  always  happen.  More  interesting  outcome  was  that  there  are  some  difficulties  to  search  needed  documents  in  document  paper  work  storage  system.  As  a  result  of  keeping  unwanted  documents  and  they  have  not  been  destroyed  led  to  possess  bundles  of  useless  documents.  In  short,  to  solve  these  dilemmas  might  need  to  re-construct  working  system  in  document  paper  work  by  divide  documents  into  different  sections  such  as  having  coming  and  outing  documents  system,  keeping  destroying  documents system  as  well.  Each  staff  should  has  opportunity  to  attend  seminars  related  to  documentary  work  which  would  build  work  important  awareness  in  every  individual  staff.  They  should  assemble  a  first-class  teamwork  within  organization  together  with  having  a  high  quality  in  analyzing  tasks  assigned  as  well  as  knowing  and  capable  in  using  technology  and  auto  office.  Most  important,  the  administrator  should  have  a  good  sense  of  supporting  and  encouraging  the  staff  in  order  to  reach  excellent  jobs  and  fruitful  outcomes.